Succesvolle CRM-implementatie 1/3

Het gebruik van nieuwe CRM software kan grote impact hebben op uw bedrijfsvoering en organisatie. Een goede implementatie en voorbereiding daarop is dan ook vereist. In het eerste deel van dit drieluik wil ik het hebben over de voorbereiding van het implementeren.

Voorbereiding
Een nieuwe CRM pakket vraagt veel van uw organisatie. Soms zijn er zelfs organisatorische veranderingen noodzakelijk en veranderen medewerkers van werkplek of functie. Denk hierbij aan bepaalde taken die in de nieuwe situatie geautomatiseerd worden, die nu nog medewerkers gedaan worden. Ga daarom na wat er aan uw organisatie verandert en informeer alle betrokkenen daar tijdig over.

Training
Niet alle medewerkers schakelen straks even gemakkelijk over van het ene CRM pakket op het andere. Oefenen is daarbij het keyword, veel oefenen. Een training leert toekomstige gebruikers snel de eigenschappen van de nieuwe software, en laat de gebruiker ook goed wennen aan de veranderingen. Een maatwerktraining door de leverancier van de software of een trainingsinstituut kan toegespitst worden op de aspecten die specifiek voor uw organisatie en softwareoplossing gelden. Dit houdt in dat het bedrijf die de software installeert, uw bedrijf kent, en hun training op uw bedrijf kan afstemmen. Maatwerk kost u dan misschien wel meer, maar het rendement ervan is ook hoger. Een andere mogelijkheid is train-de-trainer. Hierbij worden slechts enkele toekomstige gebruikers getraind. Met de opgedane kennis trainen zij vervolgens weer hun collega’s. Deze oplossing is vaak wat goedkoper, en minder tijdrovend. Er hoeven immers maar een aantal mensen getraind te worden, en niet het gehele bedrijf.

‘Check the manual!’
Werken met nieuwe CRM software roept altijd vragen op. Een goede informatiebron, waar de antwoorden op praktische gebruikersvragen opgezocht kunnen worden, is daarom noodzakelijk. Meestal biedt het CRM pakket zelf al een goede helpfunctie, die uitleg geeft over de mogelijkheden en onmogelijkheden van het pakket. Maar het antwoord op vragen die specifiek gaan over hoe úw organisatie van de CRM software gebruik maakt, zult u daarin niet aantreffen. Maak daarom een handboek of instructieboek dat gericht is op uw toepassing. Begin er tijdig aan, zodat het handboek gereed is, voordat de nieuwe CRM software geïnstalleerd is en de gebruikers ervan met hun eerste vragen komen. Veel voorkomende handelingen zijn ook prima te documenteren d.m.v. bullitpoints. Uitprinten en uitdelen, en je bent klaar.

Plan van invoering
In het plan van invoering beschrijft u alle stappen, inclusief uitvoerenden en tijdsplanning, in de overgang van uw huidige CRM pakket naar de nieuwe situatie. Bepaal eerst uit welke stappen de implementatie bestaat en geef daarbij een noodzakelijke volgorde aan. Sommige werkzaamheden kunnen pas starten als andere gereed zijn. Soms kunnen werkzaamheden gelijktijdig uitgevoerd worden. Plan u in ieder geval niet te krap, want er zijn bijna altijd wel tegenslagen, die indien voldoende tijd, prima op te vangen zijn.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s